工单系统是维修维护管理的关键成功要素之一。工单是用于收集所有必需的维护维修信息的文档,可以用多种不同的方式进行描述。

工单不应仅由维修部门实施,而不考虑其他部门。维修工单系统的使用应涉及的职能和部门如下:维护维修;运营/设施;工程;库存/采购;财务;高层管理。

1.维修部

维修部是工单的主要用户。维护维修工作需要以下信息

1)需要对什么设备进行维修。

2)需要什么资源。

)所需执行工作的描述。

4)工作的优先级。

5)需要完成的日期。

工厂或设施类型不同,维护维修管理还可能需要其他相关信息。重点在于为了能够实现良好的管理决策,维修组织必须获得的信息。如果无法从工单中获取这些信息,那么从其他来源获取到可靠的信息则更不可能。

2.运营部/生产部

运营部也需要作为工单流程的输入端。他们需要能够通过一个简单的流程进行维修工作申请。如果他们不得不一式三份地填写15份表格,那他们将不太可能参与到工单的使用中,从而无法实现工单系统的有效性。无论是手动还是计算机化,工单系统必须易于运营和生产人员使用。他们只需要填写简要信息,例如:

1)需要维修的设备。

2)所需工作的简要说明。

3)需要进行维修的日期。

4)请求人。

随后维修计划员可以基于这些信息生成完整的工作请求，继而将其转化为工单。在一些企业中，特别是那些以“操作员驱动的可靠性（Operator Driven Reliability,ODR)”为导向的企业中，操作人员可能与维修人员一样多地参与到工单系统的使用中。然而，对大多数企业来说这仍然是未来的发展方向。

3.维修／可靠性工程师

由于维修／可靠性工程师通常对预防性和预测性维修负责，因此他们同样需要作为工单系统的输入端。除了要求工程服务的工作外，维修／可靠性工程师还需要访问历史信息。如果得以准确和妥善的维护，历史信息可以帮助工程师制订有效的预防性维修计划。如果没有准确的历史信息，预防性维修和预测性维修就成了猜测和碰运气。

因此，维修／可靠性工程师需要以下信息：MTBF;MTTR;故障原因；维修类型；所采取的纠正措施；维修日期。正确使用这些信息将帮助维修／可靠性工程师优化预防性维修计划。

4. 库存与采购

库存与采购部门需要来自工单系统的信息，特别是有关已计划待完成的工作。如果工作计划正确，库存与采购人员将知道这些工作在何时需要使用什么备件。准确的维修备件消耗历史信息将帮助他们设定维修备件的最大／最小库存量、订购点、安全库存和其他设置。库存与采购部所需要的信息包括：备件编号；备件描述；所需数量；所需日期。

5.财务部

财务部需要来自工单系统的信息，以便为维护维修工作所使用的人工和物料进行相应的成本统计。不同的地点成本核算系统可能不同。但通常都会收集以下信息：成本中心；财务编号；计入账户；部门费用编号。

6.高层管理

高层管理感兴趣的信息可从多个工单收集汇总。因此，这些信息必须易于从工单中提取。摘要信息应该从完成的工单、正在进行的工单和已经排程的工单中汇总和编辑。如果信息不易提取，管理人员则可能需要花费数天进行收集。关键信息字段的复选框对于简化流程非常重要。计算机化系统则使这个任务更容易，但前提是

正确的设计。总之，工单系统的目标如下：

1)提供工作请求、分配与跟进的途径。

2)提供下达工作指导的途径。

3)提供估计、累计维修成本的途径。

4)提供收集生成管理报告所需信息的途径。